5 Mẹo Viết Email Chuyên Nghiệp Giúp Bạn Ghi Điểm Với Sếp & Đồng Nghiệp
Viết email tưởng chừng như một kỹ năng đơn giản, nhưng để gây ấn tượng với sếp và đồng nghiệp, bạn cần biết cách trình bày sao cho chuyên nghiệp, rõ ràng và hiệu quả. Một email được viết tốt không chỉ giúp bạn truyền đạt thông tin chính xác mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc.
Dưới đây là 5 mẹo quan trọng giúp bạn nâng cao kỹ năng viết email và ghi điểm trong môi trường làm việc.
1. Đặt Tiêu Đề Email Ngắn Gọn, Rõ Ràng
Tiêu đề email là yếu tố đầu tiên người nhận nhìn thấy, giúp họ quyết định có mở email hay không. Một tiêu đề dài dòng hoặc không rõ ý có thể khiến email bị bỏ qua.
Cách viết tiêu đề chuyên nghiệp:
– Nêu rõ mục đích của email ngay từ tiêu đề.
– Giữ tiêu đề ngắn gọn, thường dưới 10 từ.
– Nếu email yêu cầu hành động, hãy thêm từ khóa hành động như: [GẤP], [CẦN PHẢN HỒI], [XÁC NHẬN]…
Ví dụ tiêu đề hiệu quả:
✅ [Xác nhận] Lịch họp tuần này – 10h sáng thứ 4
✅ Đề xuất cải tiến quy trình làm việc nhóm
✅ Báo cáo tiến độ dự án – Hạn chót 30/06
2. Mở Đầu Email Lịch Sự & Đúng Ngữ Cảnh
Phần mở đầu email đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng tốt với người nhận. Một lời chào chuyên nghiệp, phù hợp với ngữ cảnh giúp email trở nên thân thiện và dễ đọc hơn.
Cách viết phần mở đầu email hiệu quả:
– Gửi lời chào phù hợp, ví dụ: Kính gửi [Tên người nhận], Chào anh/chị [Tên],
– Nếu lần đầu gửi email, có thể giới thiệu ngắn gọn về bản thân.
– Bắt đầu với câu cảm ơn hoặc nhắc lại nội dung trước đó để tạo sự liên kết.
Ví dụ phần mở đầu chuyên nghiệp:
✅ Kính gửi anh Nam, Cảm ơn anh đã phản hồi về đề xuất của tôi trong buổi họp vừa rồi. Tôi muốn tiếp tục trao đổi thêm về…
✅ Chào chị Lan, Tôi hy vọng chị có một ngày làm việc hiệu quả. Tôi gửi email này để cập nhật thông tin về…
3. Trình Bày Nội Dung Ngắn Gọn, Dễ Hiểu
Không ai muốn đọc một email dài dòng, lan man. Một email hiệu quả cần rõ ràng, mạch lạc và đi thẳng vào trọng tâm.
Cách trình bày email chuyên nghiệp:
– Chia nhỏ nội dung thành các đoạn ngắn, mỗi đoạn 2-3 câu.
– Sử dụng bullet points hoặc danh sách đánh số để giúp nội dung dễ theo dõi.
– Nếu email có nhiều ý quan trọng, có thể sử dụng in đậm hoặc in nghiêng để nhấn mạnh.
Ví dụ cách trình bày tốt:
Những tài liệu cần chuẩn bị cho buổi họp:
– Báo cáo tiến độ dự án tháng 6
– Đề xuất cải tiến quy trình làm việc
– Danh sách các vấn đề cần thảo luận
4. Kết Thúc Email Với Lời Cảm Ơn & Kêu Gọi Hành Động (CTA)
Một email chuyên nghiệp không thể thiếu phần kết thúc rõ ràng với lời cảm ơn và lời kêu gọi hành động cụ thể.
Cách kết thúc email hiệu quả:
– Cảm ơn người nhận vì đã dành thời gian đọc email.
– Đưa ra hướng dẫn tiếp theo: phản hồi, xác nhận, thực hiện hành động cụ thể.
– Sử dụng các cụm từ kết thúc chuyên nghiệp như: Trân trọng, Trân trọng cảm ơn, Chúc anh/chị một ngày tốt lành…
Ví dụ kết thúc email chuẩn chỉnh:
✅ Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét. Anh/chị vui lòng phản hồi trước 17h hôm nay giúp em nhé!
✅ Mong nhận được phản hồi từ anh/chị. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với tôi!
5. Kiểm Tra Lại Email Trước Khi Gửi
Sai chính tả, dùng từ không phù hợp hoặc quên file đính kèm có thể khiến email trở nên thiếu chuyên nghiệp.
Những điều cần kiểm tra trước khi gửi email:
✅ Chính tả & ngữ pháp: Dùng công cụ như Grammarly, Google Docs để kiểm tra lỗi.
✅ Tên người nhận & tiêu đề email: Đảm bảo viết đúng và phù hợp.
✅ Tệp đính kèm: Đảm bảo đã đính kèm nếu có đề cập trong email.
✅ Định dạng email: Kiểm tra khoảng cách dòng, font chữ dễ đọc.
Mẹo hữu ích: Nếu email quan trọng, hãy đọc lại ít nhất 2 lần hoặc nhờ đồng nghiệp kiểm tra trước khi gửi.
Kết Luận
Viết email chuyên nghiệp và hiệu quả là kỹ năng quan trọng giúp bạn tạo ấn tượng tốt với sếp & đồng nghiệp. Chỉ cần áp dụng 5 mẹo đơn giản trên, bạn sẽ thấy sự thay đổi tích cực trong cách giao tiếp qua email của mình.
Bạn có bí quyết nào khác để viết email chuyên nghiệp không? Chia sẻ ngay ở phần bình luận nhé!
